Tananyagok

 

 

 

 

 

 

ÍRÁSBELI KOMMUNIKÁCIÓ

Részletes tartalmi terv

Ajánlott irodalom:

Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek 58321

Langer Katalin - dr. Raátz Judit: Üzleti kommunikáció 5831

"Scripta manent verba volant"

Az üzleti életben,az írásban rögzített információk rendkívül nagy jelentőséggel, anyagi- jogi következménnyel bírnak. Ezért nem közömbös, hogy miképpen fogalmazzuk meg és rögzítjük mondandónkat. Törekedjünk hibátlan helyesírásra, hibamentes gépelésre, az esztétikus, szabványnak megfelelő formába öntésre.

Bár napjainkban rendkívül fejlett szóbeli információközlő eszközök állnak rendelkezésre (telefon, mobil telefon stb), ennek ellenére az írásbeli kapcsolattartásnak igen sok formája létezik, így az üzleti élet minden ágában nélkülözhetetlen ezeknek a formáknak a megismerése.

A. Magánszemély által írt hivatalos levelek

B. Üzleti élet legjellemzőbb levéltípusai

C. Reklámozási célú levelek

D. Egyéb általános használatú kisebb ügyiratok

A hivatalos levél általános formai és tartalmi kellékei:

A formai követelményeket a levelezési hagyományok, szokások mellett külön szabvány (Műszaki Irányelvek 3495/2-86.sz.) is szabályozza. E szabvány alapján a hivatalos levél fő formai részei:

 

ˇ cégfelirat

ˇ keltezés

ˇ címzés

ˇ postai utasítás

ˇ irattárózási és hivatkozási adatok

ˇ tárgy megjelölése

ˇ megszólítás

ˇ szöveg

ˇ aláírások, bélyegző

ˇ mellékletek felsorolása

A hivatalos levél tartalmát meghatározza, hogy miért, milyen céllal és kinek írjuk. Figyeljünk a következőkre:

ˇ A stílus a tárgyhoz alkalmazkodjék

ˇ Ne használjunk szófölösleget

ˇ Ügyeljünk a mondatszerkesztésre

ˇ Mondaton belül helyes szórendet alkalmazzunk

ˇ Kerüljük az egyeztetési hibákat

ˇ Ne ismételjük a szavakat

ˇ Fogalmazzunk konkrétan

ˇ Tapintatos, személyes hangvételt használjunk

A legfontosabb levél fajták:

A. Magánember által írt hivatalos levelek:

Kérvény, kérés, beadvány (ki, mit kér, indokok felsorolása, lényeg újbóli megismétlése)

Pályázat (hivatkozás a pályázati felhívásra, alkalmasság leírása)

Fellebbezés (határozat megváltoztatását kérjük, ezt meg is indokoljuk)

Bejelentés (fontos a tárgy meghatározása!)

Panasz (tárgy tényszerű ismertetése, intézkedés kérése)

 

B. Üzleti életben használt levelek:

Szerződés (adásvételi-, munka-, szállítási-, bérleti-)

Érdeklődés (téma pontos meghatározása, információk teljességére törekvés)

Tájékoztató levél (valós adatok visszafogott stílusú leírása)

Ajánlatkérés (hivatkozással általános, részletes tájékoztatás kérés)

Ajánlat (lehet kötelező érvényű és kötelezettség nélküli, egyértelmű meghatározások szükségesek)

Megrendelés (megnevezés, minőség, mennyiség, ár, szállítási és fizetési feltételek)

Megrendelés visszaigazolása (értesítés a megrendelés tudomásul vételéről)

Számla (kötelező tartalmát törvény szabályozza)

Számlakifogásolás (pontosan le kell írni a számla melyik tartalmi vagy formai részével nem értünk egyet)

Reklamáció (igazolni kell a reklamáció jogosságát, és a pontos elvárásokat)

Fizetési felszólítás (akkor írjuk, ha a számla teljesítése nem történik meg időben)

 

C. Reklámozást szolgáló levelek:

Tartalmazzák a vállalkozás legfontosabb adatait (pl. név, cím, telefon, fax, honlap, e-mail), legyenek személyre szólóak, rövidek, hitelesek, esztétikusak, helyesen megfogalmazottak, és mindig legyenek aláírva.

 

D. Egyéb általános használatú kisebb ügyiratok:

Elismervény és a nyugta (kitől, mit, milyen értékben, milyen céllal és milyen feltételekkel vett át az aláíró). Legyen megnevezése, tartalmazza a pénzösszeg vagy érték pontos megjelölését számmal és betűvel, az összeg rendeltetését, az átadó és átvevő nevét, aláírását azonosító adattal együtt.

Kötelezvény (amelyben a kölcsönvevő kötelezi magát arra, hogy a kölcsönvett összeget, tárgyat a meghatározott és írásban rögzített határidőig visszaadja a kölcsönadónak. Szükséges az irat megnevezése, a pontos összeg számmal és betűvel, a keltezés, a kölcsönvevő, valamint két tanú neve és aláírása.

Meghatalmazás (valaki felhatalmaz egy másik személyt, hogy helyette valamilyen ügyben eljárjon). Az ügyiratban fel kell tüntetni a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát és idejét, a keltezést, a meghatalmazó és a meghatalmazott, valamint két tanú aláírását és azonosító adatát.

Meghívó (valamilyen eseményről értesíti, arra meghívja a címzettet). Tartalmaznia kell az esemény időpontját, helyszínét, idejét, a meghívó nevét, a napirendi pontokat, a meghívás célját. Célszerű az esemény előtt 6-8 nappal elküldeni.

Igazolás (hivatalos közlés, amely csak akkor érvényes, ha hivatalos aláírással el van látva).

 

E. A vállalkozás belső ügyvitelének legfontosabb iratai:

Jegyzőkönyv (hivatalos okirat, melynek az a feladata, hogy az eseményeket, tényeket, megállapításokat írásban rögzítse. Két fajtája van:

Szó szerinti jegyzőkönyv (szó szerint rögzíti az elhangzottakat, az események menetét)

Jegyzőkönyvkivonat (hitelesen, az eseményeket tömörítve, rövidítve jegyzi le)

Felépítése: az elején szerepeljen a felvétel helye, ideje, tárgya, a jelenlevők, a levezető és a jegyzőkönyvvezető neve. A középső részben kell leírni az eseményeket, majd a végén a záradék, a keltezés, a jegyzőkönyvvezető és két hitelesítő aláírása.

Feljegyzés (valamilyen feladatról, ügyről készül). Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és miért készült, valamint azt, hogy ki készítette.

Jelentés (valamilyen tényt szakszerűen, pontosan, tömören foglal össze). Mindig megbízható és friss adatokat információkat kell tartalmaznia, fel kell tüntetni, hogy ki és kinek készíti, a végén a készítő aláírásával zárjuk.

Példák az iratokra

A. Magánember által írt hivatalos levelek
A.1. Kérvény

Tisztelt Okmányiroda!

Kérem, hogy a 2002. október 18-án benyújtott azonosító okmányok alapján részemre együttélési igazolást kiadni szíveskedjenek.

Fent nevezett igazolásra gyermekem kollégiumi elhelyezése érdekében van szükségem.

Kérjük igényem mielőbbi teljesítését.

Budapest, 2002. november 17.

Tisztelettel


Kiss Éva

Budapest

Fő út 12.

1012
A.2. Pályázat

Kiss Éva

1212 Budapest, Virág utca 3.

Tel.: 1-123-4567

Pályázatot nyújtok be Önökhöz banki tanácsadói munkakör betöltése céljából.

A pályázat kedvező elbírálása esetén:

Célom: a Bank ügyfelei számára az optimális befektetési lehetőségek feltárása, bemutatása, tanácsadás. Tevékenységemmel a Bank nyereségének növeléséhez szeretnék hozzájárulni. Szeretném elméleti ismereteimet a gyakorlatban kamatoztatni.

Képességeim:

ˇ megbízható elméleti tudás

ˇ jó kapcsolatteremtő képesség

ˇ team munkára való alkalmasság

ˇ jó elemző képesség

ˇ megbízhatóság

ˇ lojalitás a munkahellyel

ˇ pontosság

Képesítések:

ˇ Főiskolai diploma pénzügy szakon Pénzügyi és Számviteli Főiskola 12/A/1999.

ˇ Bróker képesítés 43/2000/B

ˇ Jelenleg a Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem másodéves hallgatója vagyok pénzügy szakon.

Munkahelyeim:

ˇ szakmai gyakorlat a Budapesti Árutőzsdén 2x fél év

ˇ OTP Budapest V. kerületi Fiók befektetés elemzői munkakör

Egyéb ismereteim:

ˇ Angol felsőfokú nyelvvizsga

ˇ WORD, EXCELL felhasználói szintű ismerete

ˇ B típusú jogosítvány

Budapest, 2002. november 11.


Kiss Éva

A.3. Fellebbezés

Cégszolgálati APEH

1146 Budapest, Fehér út 10.

Az Önök által megküldött APEH késedelmi pótlékról szóló határozat ellen

f e l l e b b e z é s t

nyújtok be.

Kérem a kirótt késedelmi pótlék törlését, a folyószámla kivonat, illetve nyilvántartásaik felülvizsgálatát, mivel a banki folyószámla kivonataim alapján igazolni tudom, hogy fizetési kötelezettségeimet mindig időben teljesítettem, ezért nincs Önök felé tartozásom.

Célom a jövőben is az időben történő elszámolás Önök felé, ezért kérem fellebbezésem kedvező megítélését.

Budapest, 2002. november 17.


Kiss Éva

Budapest

Fő út 12.

1012

 

 
A.4. Bejelentés

Cégszolgálati Központ

Budapest

Fehér út 10.

1146

Bejelentem, hogy egyéni vállalkozásom működését

2002. december 01-től 2003. január 31-ig

épület átalakítási munkálatok miatt szüneteltetem.

Mellékelem:

ˇ Cégkivonat másolatát

ˇ 128/2002. építési engedélyt

ˇ Megbízólevél kapcsolattartásra

A szüneteltetés időtartama alatt vállalkozásom nevében Önökkel Nagy Ágnes könyvelő tartja a kapcsolatot (elérhetősége a megbízólevélben található).

Kérjem bejelentésem szíves tudomásulvételét.

Budapest, 2002. november 17.

Melléklet:

3 darab okirat

Tisztelettel:

Kiss Éva

egyéni vállalkozó
A.5. Panasz

Hűtőgép Kereskedelmi Kft.

Budapest

Postafiók 11.

1111

2002. november 1-jén vállalkozásom a budapesti Hűtőbolt Rt-nél vásárolt egy Önök által gyártott speciális igényeknek megfelelő 60 literes IGLU típusú hűtőgépet.

A terméket a bolt eladója kipróbálta, és az látszólag hibátlanul működött. Az üzletembe történt kiszállítás, az üzembe helyezés után rendeltetés szerű működtetés mellett a hűtőgép motorja 2 órai használat után leállt. Az értékesítő üzlet szakembere szerint a működésképtelenség gyári hiba miatt következett be. A bolt felajánlott volna cserét, más típusú hűtőgépet tudnának biztosítani.

Kérem, szíveskedjenek tájékoztatást adni a csere, illetve a javítás lehetőségéről.

Várom szíves intézkedésüket!

Budapest, 2002. november 17.


Kiss Éva

egyéni vállalkozó

B. Üzleti életben használt levelek
B.1. Szerződés

MUNKASZERZŐDÉS

amely létrejött egyrészről a Kézikönyv Kft., mint munkáltató,

másrészről Kiss Éva (anyja: Kovács Ilona, szül.: Kecskemét, 1980. 01.02. adóazonosító: 1234567891. TAJ: 123-456-789, lakik: Budapest, Fő út 12.), mint munkavállaló között 2002. szeptember 01-től határozatlan időre, alkalmazotti jogviszonyra.

A munkavállaló a munkaköri leírásnak megfelelően látja el ügyintézői munkáját. A munkáltató a munkavégzés ellenértékeként munkabért fizet.

A munkavállaló köteles munkát végezni a munkáltató központi irodájában munkanapokon 9-17 óráig. A munkavállaló havi munkabére közös megállapodás alapján havi bruttó 150.000,- Ft.

A munkavállaló tudomásul veszi a munkavállalóra vonatkozó jogszabályi előírásokat.

A szerződés 30 napon belül bármelyik fél részéről jogkövetkezmények nélkül felbontható.

Az éves szabadságnapok számát a Munka Törvénykönyve határozza meg.

Budapest, 2002. szeptember 01.

Munkavállaló:

Kiss Éva

Munkáltató:

Kézikönyv Kft.


Fehér Virág

ügyvezető

 

 
B.2. Érdeklődés

Kézikönyv Kft.

Budapest

Fehér út 10.

1146


Felhasználó Kft.

Budapest. 2002. november 17.

Tóth Ilona

Iktatószám: 1111/2002.

Igazgatónőnek

Ügyintéző: Kiss Éva

 

Budapest

Fehér út 40.

1146

Tárgy: Érdeklődés a Felhasználói kézikönyv termékről

Tisztelt Igazgatónő!

Olvastuk hirdetésüket a INTERNETEN, melynek alapján kérjük szíves tájékoztatását a következőkről:

ˇ A Felhasználói kézikönyv milyen modulokat tartalmaz részletesen?

ˇ Milyen garanciát vállalnak a rendszer működtetésére vonatkozóan?

ˇ Milyen határidővel teljesítik a kiszállítást megrendelés esetén?

Fenti kérdésekre várom mielőbbi válaszát, hogy a rendszert használni tudjuk!

Tisztelettel:


Kiss Éva

ügyintéző

B.3. Tájékoztató levél

Kézikönyv Kft.

Budapest

Fehér út 10.

1146

Kakadu Kft.

Budapest, 2002. november 17.

Madár Irén

Iktatószám: 1112/2002.

Stílusrétegek

1. Társalgási stílus

1.1. Jellemzői

1. a mindennapi, kötetlen társas érintkezésben használt nyelvi formák, összességének elnevezése

2. spontán, kényszertől mentes szóhasználat

3. érzelmi és hangulati hatást keltő szavak használata

4. összetett mondatok használatának kerülése, mellérendelő szerkezet

5. rövid, hiányos vagy tagolatlan mondatok használata; közbevetések, megszakítások

1.2. Műfajai

Párbeszéd, történetmondás, napló, magánlevél, üzenet

Párbeszéd: köszönési és megszólítási formák; viták kerülése, kezdeményezés, befejezés, konfliktusok feloldása

 

2. Tudományos és szakmai stílus

2.1. Jellemzői

1. témája tudományos

2. szakterületnek megfelelő nyelvhasználat: irodalmi nyelv + szakmai nyelv technikus: szakkifejezés; ezek használata műfajfüggő: Függ: a hallgatóságtól, témától, csatornától

3. egyértelműségre törekvés; a valóság szerepe nagy: a tényszerűségre, hitelességre törekszik

4. világosan felépített gondolatmenet; írásban világos szövegtagolás, szemléletes példák

5. előre- és hátrautalások; általában kijelent ő, összetett mondatok: ezeknek nagy a terheltségi fokuk

A tudományosság szintjei között különbség van: alacsonyabb / magasabb színvonal

2.2. Műfajai

Értekezés, cikk, tanulmány, előadás, tankönyvszöveg, dolgozat, beszámoló,

Szakmai vita, szóbeli felelet, esszé

 

3. Publicisztikai stílus

3.1. Jellemzői

1. közvéleményt formálja, a sajtó nyelve

2. publicare: közhírré tesz, publicista: közzé tevő

3. közösséghez szól: közérdeklődésnek megfelelő témák

3.2. Műfajai

3.2.1. törekszik a tárgyilagosságra

Hír, tudósítás, nyilatkozat, közlemény, riport, interjú, portré

Hír: rövid, tömör, tényekre szorítkozik, pontos

Tudósítás: helyszínen van a tudósító. közvetlenebb a hírnél

Interjú: kérdés-felelet; közéleti személyiséggel készül

Riport: kérdés-felelet; magánszeméllyel készül

Portré: (közéleti) személy bemutatása

3.2.2. személyes állásfoglalás

Cikk, vezércikk, kritika, karcolat, jegyzet, publicisztikai esszé, recenzió, glossa, kommentár

Vezércikk: az újság legelején található, annak szemléletét tükrözi általában az aznapi legfontosabb hír

Recenzió: a kritika egyik változata; műalkotás bemutatása, bírálata, gondolat megfogalmazás

Glossa: rövid leírás, irónia és humor jellemzi

 

4. Hivatalos stílus

4.1. Jellemzői

1. általában írásos

2. alkalmazása:

_ nagyközéletben: gazdasági éltet, politikai élet fórumai

_ kisközéletben: iskolai gyűlés, lakógyűlés, szakszervezeti gyűlés

3. kommunikáló felek: hivatalok, szervezetek egymás között vagy ügyféllel, az ügyfél nem magánemberként, hanem hivatalos minőségben nyilatkozik

4. jogi nyelvet használ: irodalmi nyelv + szakmai nyelv

5. tájékoztató és felhívó funkció

6. pontosságra, egyértelműségre, tárgyilagosságra törekszik; megnő a terminus technikusok szerepe

7. szöveg megfelelő tagolása, formázás

8. általános alany: személytelenség

9. terpeszkedő kifejezések: bürokratikus homály

4.2. Műfajai

Önéletrajz, értesítés, pályázat, kérelem, szabályzat, házirend, szerződés, törvény, rendelet, jogszabály, elismervény, meghatalmazás

Hivatalos levél:

Levelet író neve levél tárgya,

beosztása, címe

Tisztelt . . . !

A levél tárgya . . .

...

Kelt

Név

beosztás

 

Önéletrajz: hivatalos, bekezdések, kézzel írás;

Tanulmányok, speciális érdeklődési terület; tanulmányi versenyek, nyelvek,továbbtanulás, tervek

 

5. Szónoki stílus

5.1. Jellemzői

1. általában szóbeli

2. kis- és nagyközösséghez szólhat

3. tárgyilagos, pontos, precíz, felépített;

4. arányosság: fontosság aránya

5. egyszer hallható: a tárgyról szól, folyamatos előrehaladás; előre és hátrautalások

6. tételmondat: összefoglaló érvényű tömör mondat; ebben a leglényegesebb dolgok szerepelnek

7. 3-as szerkezet:

bevezetés: megszólítás . kapcsolatteremtés

témamegjelölés . f_o problémák felvetése

tárgyalás: tételmondatok

Lejtős szerkezet: a tételmondat a szöveg elején helyezkedik el; a továbbiakban ennek az alátámasztása található. Emelkedő szerkezet: a tételmondat a szöveg végén található; az előző rész ennek az előkészítése piramidális szerkezet: a tételmondat a szöveg közepén helyezkedik el; a szöveg eleje ennek előkészítése, a vége ennek alátámasztása ez a legrosszabb szerkezet: általában a szöveg eleje és vége jobban megmarad befejezés: végső összegzés; lezárja, kerek egésszé teszi a szöveget.

5.2. Műfajai

Buzdítás, felszólalás, hozzászólás, kiselőadás, előadás, értekezés, beszámoló, megnyitóbeszéd, pohárköszöntő, záróbeszéd, előadás, prédikáció, gyászbeszéd, megemlékezés

 

6. Retorikai és egyéb eszközök

_ nem nyelvi eszközök: mimika, gesztusok, megjelenés, kiállás

_ vokális közlés: hangszín, hangerő, artikuláció, beszédtempó

_ jóhangzás, rosszhangzás

_ szemléletesség (kitérő is lehet, ha kapcsolódik, ezt meg kell indokolni)

_ humor: irónia, groteszk, szatirikusság, paródia, finomabb gúny, könnyed élc, vicc

_ alakzatok: logikai érvelési eljárás

_retorikai: indukció, dedukció, hasonlóság, ellentét, összehasonlítás

 

 

Vissza