Tananyagok

Gyakorlat_1

Gyakorlat_2

Gyakorlat_3

Gyakorlat_4

Gyakorlat_5

Tananyag: Vállalatok_operációs_rendszere

Tananyag: Irodai _szoftverek

1.) Gyakorlat / Hivatalos levelek

Példa

2.) Gyakorlat /  Körlevelek

Körlevelek

A Körlevél munkaablak segítségével formaleveleket, levélcímkéket, borítékokat és címtárakat hozhatunk létre, illetve nagy tételben küldhetünk e-maileket és faxokat. Az alapeljárás a következő:

• Nyissunk meg vagy hozzunk létre egy törzsdokumentumot (törzsdokumentum: A Word körlevélkészítő eljárásában az a dokumentum, amely az egyesített dokumentum minden egyes példánya esetén azonos szöveget és ábrákat tartalmaz. Ilyen lehet például a feladó címe vagy a megszólítás.).

• Nyissunk meg vagy hozzunk létre egy adatforrást (adatforrás: Egy egyesített dokumentumba beillesztendő információkat tartalmazó fájl. Ilyen lehet például a körlevélhez használt név- és címlista. Az információk használata előtt kapcsolódnunk kell az adatforráshoz.) az egyes címzettek adataival.

• A törzsdokumentumba szúrjunk be, illetve határozzunk meg egyéni körlevélmezőket (körlevélmező: A törzsdokumentumban az adatforrásból származó adatok számára fenntartott hely. A Város; mező beillesztésekor például városnevet szúr be a Word (például „Párizs”), melyet a Város adatmezőben tárol.).

• Az új, egyesített dokumentum létrehozásához egyesítsük az adatforrás adatait a törzsdokumentummal.

  Adatforrás a címzettek adataival (például nevek, címek)

  Törzsdokumentum körlevélmezőkkel, melyek a címzettek adataira vonatkozó helyőrzők

  A létrehozott egyesített dokumentum

A munkaablak végigvezet az összes lépésen, de a Körlevél eszköztár (eszköztár: Parancsok végrehajtását szolgáló gombokat és egyéb elemeket tartalmazó vezérlőelem sáv. Az eszköztárak megjelenítéséhez nyomjuk le az ALT billentyűt, majd a SHIFT+F10 billentyűkombinációt.) használatával lehetőségünk van önálló munkára is. Bármelyiket is használjuk, az adatforrás minden sora (vagy rekordja) új formalevelet, levélcímkét, borítékot vagy címtárelemet hoz létre.

Megjegyzés:  A körlevél paranccsal bármilyen, adatokhoz mezőket (mező: Olyan jelsorozat, amelynek hatására a Microsoft Word szöveget, rajzot, oldalszámot vagy más objektumot illeszt automatikusan a dokumentumba. A DATE mező például a napi dátumot szúrja be.) rendelő dokumentumot létrehozhatunk, tehát nem csak küldeményeket vagy címtárakat. Ha például táblázatban rögzítettük a házi videotéka adatait, a Címkék lehetőséggel videokazetta-címkéket hozhatunk létre.

Lépések:

A körlevélkészítés hatékonysága

A körlevél abban az esetben hasznos, ha több, alapvetően megegyező, de egyedi elemeket is tartalmazó dokumentumot kell készítenie. Egy új termék megjelenéséről értesítő levél például minden esetben tartalmazza a vállalati emblémát és a termékkel kapcsolatos szöveget, míg a cím és az üdvözlősor minden egyes levélben egyedi lesz.  

Körlevelek segítségével az alábbiakat készítheti el:

• Címkék és borítékok:   A feladói címke az összes címkén vagy borítékon azonos, a célcím azonban minden esetben különböző.

• Formalevelek, e-mail üzenetek és faxok:   Az alaptartalom valamennyi levél, e-mail vagy fax esetében azonos, ugyanakkor az összes levél, e-mail vagy fax tartalmaz egyedi adatokat, például nevet, címet vagy egyéb személyes információt.

• Számozott kuponok:   Valamennyi kupon megegyezik, eltekintve az azokon található egyedi számtól.

A levelek, e-mailek, faxok, címkék, borítékok vagy kuponok egyesével történő elkészítése bizonyosan órákat venne igénybe. A körlevél ennek a terhétől szabadítja meg. Használatával elég csupán egyetlen dokumentumot létrehozni, mely az összes példányban megegyező információkat tartalmazza, majd ahhoz hozzáadni néhány helyőrzőt, melyek az egyes példányok egyedi információit helyettesítik. A munka többi részét a Word alkalmazásra bízhatja.

3.) Gyakorlat /  Excel: adatok, cellák

Excel

Új munkafüzet létrehozása

Ha elindítjuk az Excel táblázatkezelőt, automatikusan létrejön egy új, üres munkafüzet, amellyel dolgozhatunk. Ha emellett szeretnénk új munkafüzetet nyitni, megtehetjük a Fájl menü - Új munkafüzet parancsával, a CTRL+N billentyűkombinációval vagy az eszköztár ikonjára kattintva. A létrehozott új munkafüzet nincs még lemezen, ahhoz, hogy ez megtörténjen, később ki kell mentenünk.

Munkafüzet mentése

Az általunk szerkesztett táblázatokat, ha nem csak nyomtatni akarjuk, akkor a munka befejeztével, de ajánlott - az áramkimaradás vagy egyéb hibák okozta adatvesztés elkerülése érdekében - közben is gyakran lemezre menteni. Ez azt jelenti, hogy a szerkesztés aktuális állapota a lemezre kerül olyan formában, hogy később is dolgozhatunk vele.

A mentést az eszköztár ikonjára való kattintással, a CTRL+S billentyűkombinációval, vagy a Fájl menü Mentés pontjával indíthatjuk el. Ha korábban még nem mentettük ki munkafüzetet, a számítógép nem tudja, hogy hova szeretnénk elmenteni és milyen nevű fájlba, ezért ilyenkor megjelenik egy párbeszédpanel, amelyen ezeket az adatokat megadhatjuk, majd a Mentés nyomógomb aktivizálásával a mentés megtörténik. Ha korábban már mentettünk, akkor az újbóli mentéskor már nem kell megadni a fenti adatokat.

Cellák

A táblázatban mindig van egy úgynevezett aktív cella. Ha elkezdünk gépelni, akkor a szöveg ebben a cellában fog megjelenni. Hogy melyik az aktív cella, azt úgy tudhatjuk meg, hogy az vastag fekete kerettel ki van jelölve, vagy pedig a név mezőből.

A cellák között a kurzormozgató nyilakkal lehet mozogni, vagy az egérrel ráklikkelünk a megfelelő cellára. Van néhány hasznos billentyűkombináció, melyek nagyban megkönnyebbíthetik munkánkat. Ezek a következők:

Az aktív cellába adatok beviteléhez egyszerűen el kell kezdeni gépelni a cellában. Amit beírunk, az nem csak a cellában fog megjelenni, hanem a szerkesztőlécen is. Az adatok csak akkor kerülnek bele véglegesen a cellákba, ha a szerkesztőléc melletti zöld pipára kattintunk, vagy az ENTER billentyűt vagy a TAB-ot leütjük. Amennyiben egy cellán belül új sort szertnénk kezdeni, azt az ALT+ENTER billentyűkombinációval tehetjük meg. Ha gépelés közben megnyomjuk a szerkesztőlécen a piros X-et, vagy megnyomjuk az Escape (ESC) billentyűt, akkor visszaáll a cella eredeti tartalma.

A táblázatkezelő programok másképpen kezelik a szöveges és numerikus adatokat. A számokkal rengeteg különböző műveletet, kalkulációt tudunk végrehajtani. Leggyakrabban az ilyen számítások elvégzése a célunk, ezért ügyelni kell arra, hogy a számokat helyesen írjuk be. Szövegek begépelésénél semmi különösebb dologra nem kell ügyelni. Milyen okai lehetnek annak, hogy egy számból szöveg lesz adatbevitel során? Ennek több oka lehet, melyeket érdemes megjegyezni, hogy a későbbiek során ilyen hibákat ne kövessünk el, ugyanis egy nagy táblázatban már elég nehéz megkeresni, hogy a számítások eredménye miért nem jó.

Adatok módosítása

A cellákban lévő adatokat egyrészt átírhatjuk, másrészt módosíthatjuk őket. Ha át akarunk írni egy cellában lévő értéket, akkor ugyanúgy kell eljárni, mint adatbevitelnél, vagyis rá kell állni arra a cellára, majd be kell gépelni a megfelelő értéket. Ilyenkor az eddig ott tárolt adatot törli az Excel, tehát nekünk azt nem kell külön törölni. Ha a cellában lévő adatot nem szeretnénk kitörölni, csak módosítani szeretnénk rajta (pl.: véletlen elgépelés miatt), akkor duplán kell klikkelni az adott cellán. Ilyenkor megjelenik a cellában a szövegkurzor, amivel lehetőségünk van a javításra. Egy másik lehetőség az az, hogy a cella kijelölése után belekattintunk a szerkesztőmezőbe, és ott végezzük el a szükséges módosításokat.

Nagyon fontos azonban arra ügyelni, hogy csak akkor fejeztük be az átírást vagy módosítást, ha vagy ENTER-t, vagy TAB-ot ütöttünk, vagy rákattintottunk a szerkesztőléc bal oldalánál található zöld pipára. Ha menetközben meggondoltuk magunkat, és nem szeretnénk megváltoztatni a cella tartalmát, akkor csak meg kell nyomni az ESC billentyűt, és ilyenkor a cella eredeti értéke marad meg.

Adatok törlése

Ha egy cella tartalmát szeretnénk törölni, akkor azt legegyszerűbben a cella kijelölésével, majd a DELETE billentyű lenyomásával oldhatjuk meg. Azonban ilyenkor egy dologra ügyelni kell. Ha a DELETE-vel törlünk egy adatot, akkor a cellából csak a cella tartalma fog törlődni, a formátum-beállítások azok továbbra is megmaradnak. Hogy ez mit jelent, azt legegyszerűbben egy példán keresztül lehet bemutatni: tételezzük fel, hogy van egy olyan cellánk, amelyikben 2 tizedes pontossággal van feltüntetve egy 18-as betűméretű szám, és a cella körül ráadásul van egy piros szegély. Ha ilyenkor kijelöljük a cellát és nyomunk meg a DELETE gombot, akkor csak a számot törli ki a cellából, és a szegélyezés az továbbra is megmarad. Sőt nem csak a szegélyezés marad meg, hanem a többi formátum-beállítás is, csak azok pillanatnyilag nem látszódnak. Ha ezek után újra beleírunk a cellába egy számot, akkor az megint 18-as betűméretben és 2 tizedes pontossággal fog megjelenni. Ha a formátumot is szeretnénk törölni, akkor az a Szerkesztés(Tartalom törlése menüpontnál oldható meg. Itt lehet választani, hogy mindent szeretnénk törölni, vagy csak a formátumot, vagy a képleteket.

4.) Gyakorlat /  Excel: hivatkozások, diagramok

Hivatkozások

Relatív hivatkozások

Hozzuk létre az alábbi egyszerű kis táblázatot, majd az A3-as cellába írjuk be a következő képletet =A1+A2.

A program természetesen kiszámolja a helyes eredményt. Most fogjuk meg az A3-as cella jobb alsó sarkát, és húzzuk el egészen a C3-as celláig.

A B3-as cellában a következő képlet található =B1+B2, míg a C3-as cellában =C1+C2. Vagyis átmásoltunk egy képletet egyik cellából a másikba, és a képletben a hivatkozások értelemszerűen megváltoztak. Mindez azért történt, mert a képletben relatív hivatkozásokat használtunk. A relatív hivatkozásnak pedig az a lényege, hogy a képletben lévő cellahivatkozások nem fix cellákra hivatkoznak, hanem csak egy, az adott cellához képest relatív helyre. Vagyis a képlet csak annyit tartalmaz, hogy hozzá viszonyítva hol helyezkednek el azok a cellák, amikkel neki a kért műveleteket el kell végeznie: hány oszlop és hány sor távolságra. Konktéran a fenti példán az A3-as cellában az áll, hogy neki össze kell adni az A1-es és A2-es cella tartalmát. Azonban a képlet nem azt jegyzi meg, hogy neki pontosan azt a két cellát kell összeadni, hanem azt, hogy neki össze kell adni a fölötte lévő két cellát, tehát azt, hogy hozzá viszonyítva hol van az a két cella, melyet össze kell adnia. Ezek után ha ezt a képletet egy oszloppal jobbra másoljuk, akkor az továbbra is csak annyit tud, hogy össze kell adnia a fölötte található két cellát. Ezért történt az, hogy a B3-as cellában összeadta a B1, és B2 cella tartalmát, vagyis a fölötte lévő két cellát. Ha a képletet még eggyel jobbra másoljuk, akkor természetesen a C3-as cellában a C1-es és C2-es cellákat fogja összegezni.

Most másoljuk a B3-ban lévő képletet egy cellával lejjebb. A képlet továbbra is csak annyit tartalmaz, hogy össze kell adni a fölötte lévő két cellát, vagyis ennek következtében összeadja a B2-es és a B3-as cellákat. Mi történik akkor, ha nem a sarkánál fogva másoljuk a cellákat, hanem a szokásos Másolás, Beillesztés módszerrel? Ugyanaz, mintha a sarkánál fogva másolnánk. A különbség annyi, hogy a sarkánál húzva csak szomszédos cellákba lehet másolni, míg a Másolás, Beillesztés módszerrel bárhova el lehet másolni a képletet. Vagyis ha a B3-ban lévő képletet elmásoljuk a G11-es cellába, akkor a képlet összeadja a B9-es és G10-es cellát.

Nézzünk egy másik példát:

A C3-as cellában az áll, hogy =A1+B2. Ha ezt a képletet egy cellával jobbra másoljuk, akkor a képlet hivatkozásai is egy cellával jobbra vándorolnak, vagyis a D3-as cellában a következő képlet lesz: =B1+B2. Ha a C3-ban lévő képletet egy cellával lejjebb másoljuk, akkor =A2+B3 lesz belőle. Tehát a képlet és a cellahivatkozások egyformán vándorolnak, vagyis az egymáshoz viszonyított helyük mindig ugyanaz marad. Ha alaposan szemügyre vesszük a képletek változásait, akkor a következő összefüggéseket lehet észrevenni. Ha egy képletet csak vízszintesen másolunk, akkor a képletben lévő hivatkozásokban csak az oszlopazonosítók változnak meg, méghozzá annyival, amennyivel balra, vagy jobbra másoljuk a képletet, míg ha egy képletet csak függőlegesen másolunk, akkor a cellahivatkozásokban csak az oszlopazonosítók változnak. Ha függőlegesen és vízszintesen is másoljuk a képletet, akkor az előző kettőt kell kombinálni, vagyis a másolást felbontjuk egy függőleges és vízszintes összetevőkre. Mindezeket egy egyszerű kis ábrán szemléltetve:

A nyilak mutatják a másolás irányát, míg a + illetve - jelek mutatják, hogy a hivatkozás sor vagy oszlopszáma csökkenni, vagy nőni fog.

Fontos, hogy egészen idáig csak másolásról volt szó. Ha egy képletet nem másolunk, hanem mozgatunk, akkor nem fognak megváltozni a hivatkozások. Vagyis bárhova elmozgathatom a C3-as cellából a képletet, az mindig ugyanaz marad. A képletek csak másoláskor változnak meg!

Abszolút hivatkozások

Az abszolút cellahivatkozások szemléltetésére nézzünk meg egy példát.

Az A2-es cellában található az ÁFA értéke, a B2:B5 tartományban nettó árak, a C2:C5 tartományban szeretnénk kiszámolni a bruttó értékeket. A nettó értékből a bruttót úgy kaphatjuk meg, hogy megszorozzuk 1.25-el, vagyis (1+A2)-vel. Tehát a C2-es cellában a helyes képlet a következőképpen néz ki: =B2*(1+A2). Mi történik akkor, ha ezt a képletet elkezdjük lefele másolni?

Mivel lefelé másolunk, ezért ilyenkor a hivatkozásokban csak a sorazonosítók változnak meg, méghozzá annyival nőnek, amennyivel lefele másoljuk a képletet. Tehát ha egy cellával lejjebb másoljuk, akkor =B3*(1+A3) lesz. Jó ez a képlet? A B3-as hivatkozás még jó lenne, de az A3-as az már nem. A helyes képlet =B3*(1+A2). Vagyis az A2-es cellahivatkozást valahogy rögzítenünk kellene, hogy ne változzon meg A3-ra. Erre jó az abszolút hivatkozás, amelynek a lényege az, hogy fix cellákra hivatkozik, és bárhova is másoljuk el a képletet, az továbbra is ugyanazokra a cellahelyekre hivatkozik.

Egy abszolút hivatkozást úgy adhatunk meg, hogy $ jeleket írunk a sor, illetve az oszlopazonosítók elé. Például az A2 helyett $A$2. Ezt legegyszerűbben az F4 billentyű lenyomásával lehet beírni. Először be kell gépelni az A2-t, majd meg kell nyomni az F4-et. Ennek hatására a program beírja a $ jeleket, de persze be is gépelhetjük. Vagyis ha a fenti példában a képletet átalakítjuk =B2*(1+$A$2)-re, majd azt egy cellával lejjebb másoljuk, akkor máris tökéletesen fog működni, mivel az A2-es cellát rögzítettük, vagyis az nem változhat meg másolás közben, míg a B2-es cella tetszőlegesen változhat a relatív hivatkozásnál leírtak szerint. Az abszolút hivatkozás a képlet mozgatása után sem fog megváltozni.

Vegyes hivatkozások

A fentiekben láttuk, hogy hogyan néz ki egy abszolút, valamint egy relatív hivatkozás. Azonban van még egy fajta hivatkozás, ez a vegyes hivatkozás. A vegyes hivatkozás nem más, mint az előző két hivatkozás keveréke. Vegyes hivatkozás esetén vagy csak az oszlopazonosító elé rakunk $ jelet, vagy csak a sorazonosító elé: $A1 vagy A$1. Erről a hivatkozásról annyit kell tudni, hogy ami előtt van $ jel, az rögzítve van (abszolút hivatkozás), míg ami előtt nincs, az relatív hivatkozás lesz. Egy példán keresztül nézzük meg, hogy mindez mire jó.

Az első táblázatban bevételek találhatók, míg a második táblázatban a bevételek százalékos eloszlása, vagyis például B8-as cellában azt számoljuk ki, hogy a januári répabevétel az összes januári bevételnek hány százaléka. A százalékszámításnál mindig a részt kell osztani az egésszel, vagyis a januári répabevételt kell osztani az összes bevétellel, majd át kell alakítani % formátumúra. A B8-as cellában tehát ez áll: =B2/B5. Mi történik akkor, ha ezt a képletet egy cellával lejjebb másoljuk? Mivel függőlegesen másoljuk, ezért csak a sorszám változhat meg a hivatkozásokban. Ennek következtében a B9-es cellában a következő képlet lesz: =B3/B6. Ez így nem lesz jó, mert nekünk nem a B6-al kell osztani, hanem a B5-el. Első ötlet: a B5-ös cella legyen abszolút hivatkozás, vagyis a képlet legyen =B2/$B$5. Ez egészen addig jó, míg a képletet csak függőlegesen másoljuk. Mi történik akkor, ha ezt a képletet vízszintesen másoljuk? Természetesen nem lesz jó, mert mindig a $B$5-ös cellával fog osztani. Nekünk pedig nem az kell. Nekünk az kell, hogy mindig az aktuális oszlop 5-ös sorával osszon. Erre használjuk a vegyes hivatkozást, vagyis csak az 5-ös sort rögzítjük. A helyes képlet tehát: =B2/B$5. Ezek után ezt a képletet már tetszőlegesen lehet másolni, helyesen fog működni A $ jeleket be lehet gépelni a billentyűzetről, vagy előhívhatjuk az F4-es billentyű többszöri lenyomásával: ha pl. az =A1 begépelése után nyomunk egy F4-et, akkor az A1-ből lesz $A$1, majd az F4 újabb leütése után A$1, majd $A1.

Diagramok

Ha már elkészült a táblázatunk, akkor pillanatok alatt tudunk róla készíteni egy tetszőleges formájú diagramot. A példa kedvéért készítsünk a fenti táblázat bevételeiről egy diagramot. A jól értelmezhető diagramok készítésekor érdemes olyan adatokat ábrázolni egy diagramon belül, melyek közelítőleg azonos nagyságrendűek. Vagyis külön táblázatban érdemes ábrázolni a bevételeket, és egy másik táblázatban az összes bevételeket.

Első lépésként ki kell jelölni azt, hogy melyik táblázatról, vagy táblázatrészről szeretnénk diagramot készíteni. Jelen esetben ki kell jelölni az A1:E4 tartományt. A kijelölés után vagy a Beszúrás menü Diagram menüpontját kell kiválasztani, vagy az eszköztáron rá kell kattintani a diagramvarázsló ikonra. A kurzor ilyenkor átvált egy kis célkeresztre. Ezzel a kereszttel vagy klikkelünk egyet a munkafüzeten, és így egy alapértelmezés szerinti diagramméretünk lesz, vagy a bal gomb lenyomásával kijelölünk egy téglalap alakú területet. Ezek hatására meg fog jelenni a diagramvarázsló ablak, mely segítséget nyújt a diagram elkészítésében, és összesen 5 lépésből áll.

1. lépés:

Az első lépésben ki lehet választani egy diagramtípust. Hogy melyiket válasszuk, ez mindig a feladattól függ. Jelen esetben érdemes vagy az oszlopdiagramot, vagy a grafikont választani

2. lépés:

A következő lépésben megadhatjuk azt, hogy mely területről szeretnénk diagramot készíteni. Ha már az elején ezt kijelöltük, akkor felkínálja a kijelölt területet, vagy esetleg most is ki lehet jelölni. Miután helyesen megadtuk a tartományt, a Tovább gombbal léphetünk előre. Lehetne választani a kész gombot is, viszont akkor utólag sok mindent nekünk kell beállítani, tehát inkább érdemesebb a tovább gombot nyomogatni.

3. lépés:

Itt megtekinthetjük, hogy milyen lesz a diagramunk. Itt állíthatjuk be a diagram megjelenését: a diagram címét, tengelyfeliratokat, rácsozást, a jelmagyarázat és a feliratozás megjelenését.

4. lépés:

A 4. lépésben megadhatjuk azt, hogy az új diagram hol jelenjen meg. Létrehozhatunk egy új munkalapot, amit a diagram teljesen ki fog tölteni, vagy objektumként elhelyezhetjük az aktuális munkalapon. A diagram valahol a cellák fölött fog megjelenni, nem fog semmit letörölni, csak ami mögötte van, az nem látszik. Ha rossz helyen van a diagram, akkor csak egyszerűen meg kell fogni az egérrel, és a bal gombot lenyomva tartva arrébb lehet húzni. Ilyenkor bárhol meg lehet fogni, csak ne a sarkainál, vagy az oldalak közepén lévő kijelölő-négyzeteknél. Ugyanis ha valamelyik kis négyzetnél fogjuk meg, akkor nem mozgatás lesz belőle, hanem méretezés. Ilyenkor egyébként a kurzor átvált egy kétirányú nyílra. Tehát majdnem ugyanúgy lehet méretezni, mint a Windows-os ablakokat

Ha menetközben valamit kifelejtettünk, rosszul adtunk meg, vagy csak egyszerűen utólag szeretnénk a diagramban valamit megváltoztatni, természetesen megtehetjük. Ahhoz hogy a kész diagramon valamit meg tudjunk változtatni a diagram megfelelő részére először kettőt kell kattintani. Ilyenkor a megjelenő ablakban már könnyen megtalálható a keresett formázási és több más lehetőség.

A példa kedvéért kattintsunk kétszer az egyik tengelyre. Itt lehet betűtípust változtatni, mintázatot, betűszínt, valamint lehet változtatni a betűk igazításán. Módosítsuk a hónapok felsorolását: változtassuk meg a szöveg irányát 45^o-ra .

Miután megváltoztattuk az írásirányt, előfordulhat, hogy a hónapok nevei egy kicsit furcsán jelennek meg, méghozzá minden hónapnév két oszlopban. Ilyenkor az a gond, hogy túl pici a diagramterület, és nem férnek ki a betűk. Megoldás: függőlegesen meg kell nagyobbítani a diagramterületet. Az is előfordulhat, hogy csak minden második hónapnév jelenik meg. Ilyenkor hasonló a probléma mint az előbb, csak most vízszintesen nem férnek el a szövegek, tehát most vízszintesen kell megnagyobbítani a diagramterületet. Nézzünk még meg egy pár formázást: például ha nincs szükségünk a jelmagyarázatra, akkor egyszerűen ki kell jelölni és a Delete gombbal le lehet törölni. Vagy ha esetleg valamelyik feliratot szeretnénk megváltoztatni, akkor rá kell kattintani arra a feliratra, és vagy átírjuk, vagy a Delete gombbal letöröljük. Ha valamelyik oszlopnak a színét módosítani szeretnénk, csak rá kell duplán kattintani az oszlopra, majd a megjelenő ablakból ki lehet választani egy másik színt. Ugyanezt meglehetett volna oldani a jobb gombbal, majd a megjelenő gyorsmenüből ki kellett volna választani az Adatsorok formázása menüpontot. Általánosságban elmondható: ha valamit szeretnénk átformázni, akkor arra vagy duplán kattintunk az egérrel, vagy a jobb gombbal kattintunk rá, majd a megjelenő gyorsmenüből kiválasztjuk a megfelelő menüpontot.

A diagram szinte bármelyik elemét át lehet formázni: háttérszínt adhatunk meg, újabb rácsvonalakat lehet beszúrni, az egyes oszlopok értékeit rá lehet íratni az oszlopokra, át lehet alakítani egy másik diagramtípusra a diagramot, stb. Ha le szeretnénk törölni a diagramot, akkor csak egyszerűen ki kell jelölni, majd meg kell nyomni a Delete gombot.
Természetesen egy táblázatról több diagram is készíthető.

A továbbiakban is maradjunk az előző példánál. Mit kell kijelölni akkor, ha csak a havi összes bevételeket szeretnénk ábrázolni egy diagramban? Ilyenkor sajnos nem elég az A5:E5 tartományt kijelölni, ugyanis akkor az egyik nem fogjuk tudni, hogy melyik érték melyik hónapot jelenti, vagyis hiányozni fognak az x tengelyről a feliratok. Ebben az esetben ugyanis az Excel ehhez hasonló diagramot fog létrehozni:

Ahhoz hogy 'rendes' diagramot tudjunk létrehozni, ki kell jelölni a hónapok neveit tartalmazó sort is. Vagyis a kijelölést úgy kell elvégezni, hogy először ki kell jelölni az A1:E1 tartományt, majd le kell nyomni a CTRL billentyűt, és ki kell jelölni az A5:E5 tartományt. Fontos, hogy az A1-es cella is legyen kijelölve! Erre azért van szükség, mert csak téglalap alakú területekről lehet diagramot készíteni. Ezt úgy kell érteni, hogy ha a kijelölt tartományokat összecsúsztatjuk, akkor egy összefüggő téglalap alakú területnek kell lenni. Vagyis ha az A5:E5 tartományt képzeletben felcsúsztatjuk a második sorba, akkor egy értelmes táblázat lesz a két kijelölt tartományból. A diagramkészítés többi része már ugyanaz, mint ami az előző példában volt.

Ha a táblázat valamelyik celláját megváltoztatjuk, miután már elkészítettük a diagramot, akkor természetesen a diagramon is azonnal meg fog jelenni a változás.

Tételezzük fel, hogy szeretnénk egy cég költségvetését 3 évre elkészíteni, majd a 3 éves adatokból szeretnénk egy összesítő táblázatot készíteni. Ezt megtehetjük úgy, hogy mind a 3 évre létrehozunk egy táblázatot ugyanazon a munkalapon belül, majd az összesítő táblázatot is ugyanazon a munkalapon készítjük el. Ez tökéletes megoldás, csak nehézkes, mivel állandóan a gördítősávon kell fel-le lépkedni, ha látni szeretnénk a következő éves eredményeket, valamint amikor az összesítő táblázatban a képletek paramétereit adjuk meg. Erre van egy kényelmesebb módszer: több munkalapot kell használni. Nézzük meg ezt egy egyszerű példán keresztül.

A Munka1 munkalapon készítsük el a fenti táblázatot. Ez tartalmazza az 1996-os bevételeket. Miután ez megvan, lépjünk át a Munka2 munkalapra, és ott hozzunk létre egy ugyanilyen táblázatot, csak az 1997-es adatokkal. A legegyszerűbben ezt úgy lehet megoldani, hogy a táblázatot átmásoljuk a másik munkalapra. Ugyanígy készítsük el a Munka3 lapon az 1998-as táblázatot. Egy dologra nagyon kell vigyázni: a táblázatok pontosan fedjék egymást, vagyis a B2-es cellában minden munkalapon az 1. negyedéves répabevétel álljon, és így tovább. Majd később látni fogjuk, hogy miért. A könnyebb tájékozódás kedvéért nevezzük át a munkalapokat az évekre. Ezt úgy lehet megoldani, hogy duplán kell kattintani arra a lapfülre az ablak alján, amelyiket át szeretnénk nevezni, majd a be lehet írni az új nevet, pl. 1996.

Ugyanígy nevezzük át a többi munkalapot is. Miután átneveztük őket, mar sokkal jobban lehet a lapfülek között tájékozódni. Most kellene még egy Összesítő lapfül. A lapfülekre a jobb egérgombbal kattintva válasszuka Beszúrás... Munkalap pontot. Az új munkalapot nevezzük át. Ha az Összesítő lapfület szeretnénk az 1996-os lapfül elé helyezni, akkor csak egyszerűen meg kell fogni a lapfület a bal egérgombbal, majd az 1996-os fül elé kell húzni. Miután mindez megvan, már csak az összesítő képletek hiányoznak.

Az összesítő lapfülön számítsuk ki, hogy mennyi volt a negyedévenkénti bevétel a 3 év alatt, valamint az egyes termékekből mennyi volt az összes bevétel a 3 év alatt. Ehhez menjünk át az Összesítő lapra, majd ott hozzuk létre a következő táblázatokat:

A B2-es cellában azt szeretnénk kiszámolni, hogy az 1. negyedévben a 3 év alatt összesen mennyi volt a bevétel, vagyis szeretnénk összeadni az 1996-os, 1997-es, valamint az 1998-as lapon az 1. negyedévi bevételeket. Első lépésként ki kell jelölni a B2-es cellát, vagyis ide szeretnénk rakni a képletet, majd utána meg kell nyomni az eszköztáron a ikont. Ezek után ki kell jelölni, hogy mit szeretnénk szummázni. Ezt úgy tehetjük meg, hogy át kell menni az 1996-os lapra, majd ott ki kell jelölni az 1. negyedéves összes bevételt, vagyis a B5-ös cellát. Ekkor a szerkesztőlécen a következő képlet jelenik meg: =SZUM('1996'!B5), vagyis az 1996-os lapon lévő B5-ös cellát szeretnénk összegezni. Ezzel még nem fejeztük be, ugyanis a többi lapfülön lévő B5-ös cellát is ki kell jelölni. Ehhez csak le kell nyomni a SHIFT billentyűt, majd az egérrel rá kell kattintani az 1998-as fülre. Ennek hatására a szerkesztőlécen a következő képlet jelenik meg: =SZUM('1996:1998'!B5), vagyis összeadjuk B5-ös cellákat az 1996-tól egészen az 1998-as munkalapig. Nekünk pedig pont ez kellett. A SHIFT lenyomásával azt értük el, hogy az 1996-os munkalaptól egészen az 1998-ig kijelöltük a B5-ös cellát. Most már lehet látni, hogy miért volt fontos, hogy a táblázatok pontosan fedjék egymást. Ugyanis ha valamelyik B5-ös cellában nem az 1. negyedéves összes bevétel állt volna, akkor rossz lett volna a képlet eredménye. Mivel a képletben relatív hivatkozások vannak, ezért meg lehet fogni a képlet cellájának a sarkát, és át lehet másolni a többi negyedéves összesítéshez is.

A termékenkénti 3 éves összes bevételt hasonlóképpen lehet kiszámolni. Az Összesítő munkalapon a B5-ös cellában a 3 éves összes répabevételt kell kiszámolni. Első lépésként bele kell állni ebbe a cellába, majd ki kell választani a szumma ikont az eszköztáron. Ezután át kell kattintani az 1996-os munkalapra, ott ki kell jelölni az F2-es cellát, majd le kell nyomni a SHIFT billentyűt, és végül rá kell kattintani az 1998-as fülre. Ezzel már el is készült a képlet, mely így néz ki: =SZUM('1996:1998'!F2). Azaz összegzi az F2-es cellát az 1996-os munkalaptól az 1998-ig. Természetesen ezt a képletet is át lehet másolni a többi cellába.

Adatbázisok használata

Az Excel egy táblázatkezelő program, de egyszerűbb adatbázisok kezelésére is alkalmas. Hogyan néz ki egy tipikus adatbázis? Nézzük meg egy egyszerű példán keresztül.

A tábla első sorában vannak a mezőnevek, melyek azt határozzák meg, hogy az egyes oszlopokban milyen adatok lesznek. Az összes többi sorban vannak a tényleges adatok. Az egyes sorokat rekordoknak nevezzük. A rekordokban egy cella az egy mező. Minden adatbázis így néz ki, csak éppen lehet hogy nem lakcímeket tárolunk bennük, hanem könyveket, autókat, stb.

Rendezzük sorba az egyes rekordokat. Ezt úgy tehetjük meg, hogy első lépésként ki kell jelölni a táblázatot, amelyiket rendezni szeretnénk. A fenti példában tehát ki kell jelölni az A1:E8-as tartományt. A kijelölés után ki kell választani az Adatok menü sorba rendezés menüpontját. Ennek hatására megjelenik a következő ablak:

Először nézzük a segédablak alját. Itt azt adhatjuk meg, hogy van-e rovatfej az adatbázisban vagy nincs. Ez annyit jelent, hogy a táblázat első sora az mezőazonosítókat tartalmaz-e vagy sem. Ugyanis ha az első sorban mezőazonosítók vannak, akkor azt a sort nem kell rendezni, vagyis akkor a Van rovatfej körbe kell kattintani.

Több szempont alapján rendezhetünk. A legfelső mezőben kiválaszthatjuk azt, hogy rendezze a rekordokat a név mező alapján emelkedő sorrendbe. Ha véletlen két azonos nevű ember van, akkor ezt a rendezést tovább lehet bővíteni, vagyis megadhatunk egy másodlagos illetve egy harmadlagos rendezést is valamelyik mező alapján. Vagyis megadhatjuk azt, hogy a két azonos nevű ember közül az kerüljön előbbre, akinél az irányítószám kisebb. Ilyenkor a második rendezési feltételnél ki kell választani, hogy rendezze irányítószám alapján emelkedő sorrendbe. Az OK gomb hatására sorba rendezi a rekordokat. Az eszköztáron is található két sorba rendezés ikon: , azonban ezekkel csak egy oszlop alapján lehet rendezni.

A következő fontos művelet, amit egy adatbázisban gyakran el kell végezni, az a rekordok szűrése. Tegyük fel, hogy csak azokat az embereket szeretnénk megjeleníteni, akik Budapesten laknak. Ezt egyszerűen megoldható. Ki kell jelölni az adatbázist, vagy elég csak az adatbázisba kattintani az egérrel. Ezek után ki kell választani az Adatok menü Szűrő - AutoSzűrő menüpontját. Ennek hatására minden mezőnév mellett megjelenik egy lefelé mutató kis nyíl. Ha rákattintunk a város mezőnév melletti nyílra, akkor meg fog jelenni egy kis legördülő lista, melyben felsorolja a program az abban az oszlopban található különböző városneveket, vagyis a Budapestet is csak egyszer írja ki. Ha a listából kiválasztjuk a Budapestet, akkor csak azok a rekordok fognak látszani, melyekben a város az Budapest. Ha újra szeretnénk látni az összes rekordot, akkor vagy kiválasztjuk a listából, hogy Mind, vagy az Adatok menü - Szűrő - Minden látszik menüpontját.

Ha azt szeretnénk, hogy csak azok a rekordok látszódjanak, amelyeknél a város Budapest, valamint a név Nagy Béla, akkor már csak egy sor fog látszani. Az is előfordulhat, hogy olyan kombinációt adunk meg, aminek hatására egy sor sem fog látszani.

A mezőnevek melletti legördülő listákban van egy olyan elem is, hogy Egyéni. Ha ezt választjuk ki, akkor a következő ablak jelenik meg:

Itt megadhatunk egyéb szűrési feltételeket is. Ilyen feltételeket nem csak számokat tartalmazó mezőkre lehet megadni, hanem szövegekre is. Ha például a név mezőnél beállítjuk, hogy csak azok jelenjenek meg, melyeknél a név mező '>h', akkor csak azok az emberek jelennek meg, melyek az ABC-ben a 'h' betű után vannak. A mezőnevek melletti listában van olyan választási lehetőség is, hogy azok a rekordok jelenjenek meg, melyek üresek, vagy éppen nem üresek. Ha sikeresen kiszűrtük a számunkra fontos rekordokat, akkor azt egy kis külön táblázatba át lehet másolni a szokásos módszerek egyikével.

5.) Gyakorlat /  Excel: Adatállományok kezelése

/Feladat/

Jóllehet az Excel a "klasszikus" adatbázis - kezelő programok (pl. dBase) adatkezelési funkcióinak csupán egy töredékét tartalmazza, mégis fontos ezek ismerete, mert a gyakorlatban nagyon jól használható lehetőségeket biztosítanak az – akár nagy mennyiségű – adatok kezelésére.

Példánkban a magyarországi települések (városok, községek) területét tartalmazó adatlistát fogjuk haszálni. A file (excel3.xls) két lapból (sheet-bol) áll. Az első (“megyék”) a megyéket, a második (“települések”) pedig magukat a települések neveit, megyekódjait és területeit tartalmazza.

1. feladat: a "megyék" és a "települések" adatlisták összekapcsolása

Mint látjuk, a "települések" lapon csupán a megyék kódja szerepel. Szeretnénk elérni, hogy a kódszám mellett a megyék neve is megjelenjen a listán. Ehhez a "megyék" listát fogjuk használni, a két lista összekapcsolására pedig a – mindkét listában meglévő – “megyekód” oszlop áll majd rendelkezésünkre. A feladatot az alábbi lépésekben oldhatjuk meg:

Szúrjunk be egy üres oszlopot a “C” (“terület”) oszlop elé. Ehhez először álljunk az oszlopot jelző betűre (a “C”-re), ezzel kijelöljük az oszlopot. Ezután az Insert Columns menüpontokkal, vagy a "CTRL" + "+" billentyűkombinációval tudunk egy új oszlopot beszúrni.

A továbbiak (a soron következő képletszerkesztés) érdekében célszerű lenne a “megyék” lapon lévő tényleges táblázatnak nevet adni. Ehhez először jelöljük ki az A1:B21 tartományt, majd az Insert – Name – Define menüpontokon keresztül hívjuk elő a névmegadás panelját. Itt a “names in workbook” felirat alá írjunk be egy nevet (mondjuk, legyen “megye”), ellenőrizzük a “refers to” felirat alatt a tartomány koordinátáit (amire a megadott név majd vonatkozik), végül az OK gombbal hagyjuk jóvá a műveletet. Ezután majd a megyék kódját és nevét tartalmazó táblázatrészre a “megye” név használatával tudunk hivatkozni.

A két táblázat összekapcsolásához a VLOOKUP függvényt használjuk. Ez a függvény arra szolgál, hogy egy adott érték (esetünkben a "megyekód") alapján egy másik táblázatban megtalálja (és meg is jelenítse) a kódhoz tartozó szöveget (esetünkben a megye nevét). A függvény használata három, un. argumentum megadását jelenti. Példánkban a C2-es cellára elkészítve az alábbit kell kapnunk:

=+VLOOKUP(B2;megye;2)

A függvény a B2-es cellába írt szám alapján a "megye" adatlista első oszlopában keresi a B2-ben megadottal azonos számot. Amikor ezt megtalálja, akkor megjeleníti a “megye” táblázat - megtalált sorának - azon oszlopában lévő értékét, ahányadik oszlopot a függvény 3. argumentumában megadtunk. Esetünkben – mint látjuk – a második oszlopban szerepelnek a megyék nevei.

A függvény természetesen több oszlopot tartalmazó táblázatban is tud “keresni”. Arra kell ügyelnünk, hogy abban a táblázatban, amelyikben keresünk (példánkban ez a “megyék” nevű), az első oszlopban lévő számoknak nagyság szerint növekvő sorrendben kell lenniük.

A többi településre a már elkészített képletünk másolásával készítsük el a függvényt! Figyeljük meg, hogy a függvény első argumentuma automatikusan “átigazodik” a megfelelő sorra (relatív hivatkozás), a második viszont – mivel egy nevet (“megye”) használunk, mindvégig abszolút hivatkozású marad.

Mivel a továbbiakban nincs szükségünk arra, hogy a függvény állandóan “működjön”, átalakíthatjuk a képleteket magukra a nevekre. Ehhez jelöljük ki az oszlopot, majd aktivizáljuk a Copy parancsot. Az átalakítás ezután úgy történik, hogy a kijelölt oszlopot "önmagára" rámásoljuk, de nem a megszokott módon, hanem a Paste Special – Values parancsok használatával.

2. feladat: adatlista sorba rendezése

A "települések" listánkban lévő sorok különböző szempontok (oszlopok) szerint sorba is rendezhetők. Például: készítsük el a megyék szerint sorba rendezett állományt:

Álljunk az A1-es cellára (a "települések" lapon)

A Data – Sort menüpontokon keresztül hívjuk elő a sorba rendezés panelját.

A “Sort by” felirat alatt beállíthatjuk, hogy melyik oszlop szerint akarjuk a rendezést. Példánkban most a “MEGYE” –t állítsuk itt be.

Az “ascending” gombbal növekvő, a “descending” gombbal csökkenő irányú rendezést kérhetünk.

A “then by” feliratok alatt a rendezés másodlagos és harmadlagos szempontját (kulcsát) adhatjuk meg. Esetünkben ez legyen a “NÉV”.

 A rendezést az OK gomb lenyomásával indíthatjuk el. Az eredeti állapotot az Edit-Undo paranccsal, vagy egy újabb sorba rendezéssel állíthatjuk vissza.

3. feladat: az "autoszűrő” használata

Felmerülhet annak az igénye is, hogy csak valamelyik megyének a településeire van szükségünk. Ehhez nyújt segítséget az "autoszűrő” funkció használata.

Ismét álljunk az A1-es cellára (a “települések” lapon)

A Data – Filter - AutoFilter menüpontokon keresztül kapcsolhatjuk be az autoszűrő funkciót.

Ennek eredményeként az első sorban lévő oszlopnevek mellett egy lefelé mutató nyíl jelenik meg. Erre rábökve kiválaszthatjuk azt az értéket, mely alapján a listánkat szúrni akarjuk. Példánkban természetesen csak a “megye” oszlopra van értelme a szűrés beállításának. Mint látható, az összes megye megjelenik a nyíl alatt, majd ezek közül valamelyiket kiválasztva az adatlistánk leszűkül a megadott megyére vonatkozó települések listájára.

A szűrő kikapcsolása a Data – Filter – AutoFilter menüpontra történő újbóli rámutatással végezheto el.

4. feladat: kimutatás készítése

Az Excel "kimutatás" (Pivot table) készítési lehetőségével adatlisták összesítését és elemzését valósíthatjuk meg. Ezzel a funkcióval az Excel túlmutat a “szokványos” adat-báziskezelő programok által nyújtott szolgáltatásokon. Elsősorban olyan listák összesítésénél használható előnyösen, ahol az adatok több szempont szerinti rendezése is megvalósítható azzal együtt, hogy összesítés (vagy egyéb művelet) is értelmezhető a listában. Példánknál maradva most egy olyan listát szeretnénk kapni, ahol a települések területét megyénként összesítve láthatjuk. A feladat megoldása az alábbi lépésekben történik:

Ismét álljunk az A1-es cellára (a “települések” lapon)

Ha még nem tettük volna meg, kapcsoljuk ki az “autoszűrő”-t.

A Data menü Pivot Table Report almenűjén keresztül indítsuk el a "kimutatás varázslót" (Pivot Table Wizard). Ez a kis program négy lépésen keresztül, kérdéseket feltéve készíti el a kimutatást.

Az elso panelon a “Where is the data that you want to analyze?” (Hol találhatók az elemzendő adatok?) kérdésre az első lehetőséget (“Microsoft Excel list or database”) hagyjuk jóvá a “Next” gomb lenyomásával.

A következő panelon a “Where is the data that you want to use?” (Mi az adatok tartománya) kérdésre a “Range” felirat után találjuk a – program által automatikusan – kijelölt adattartományt, melyet természetesen módosíthatunk. Ha rendben van, akkor a “Next” gombbal léphetünk tovább.

A következő panelon kell összeállítanunk a kimutatás szerkezetét. A panel jobb oldalán találhatók a listánk oszlopnevei (név, kód, stb.). Ezekből - a megfelelőt kiválasztva - az egérrel (lenyomott bal gomb mellett) húzzunk valahányat a panel Row vagy Column rovatainak területére. Esetünkben csak egy mezőt, a “megye” nevűt van értelme kiválasztanunk, melyet a Row területre célszerű tennünk. Az összesítésre szánt mezőt jelölő oszlopfeliratot (esetünkben a “terület”-et) húzzuk a Data rovat területére. A Column feliratú területet most hagyjuk szabadon.

Az utolsó panelon egyéb, főként a sor- és oszlopösszesítések elkészítésére vonatkozó beállítást módosíthatjuk. Ha megfelel a felkínált beállítás, akkor a Finish gomb lenyomásával – egy új táblázat beszúrásával egyidejűleg – a program elkészíti a települések területének megyénkénti összesítését.

Az elkészült kimutatás szerkezete módosítható: a sor- és oszlopmezők felcserélhetők. Például: ha a kimutatásunkban lévő “MEGYE” feliratot a kimutatásunk B1-es cellájába mozdítjuk (egérrel), akkor az összesített területek a B3 : V3 tartományba kerülnek (persze ez most nem túl praktikus megoldás). Természetesen az oszlop (column) mezőbe is helyezhetünk el összesítési szempontot. Példánk esetében a települések egy újabb csoportosítási szempontja (pl. a kistérségi besorolás) lehetne ilyen, ekkor a területeket megyénként, azokon belül pedig kistérségenként (vagy fordítva!) összesítve kaphatnánk meg. Ezenkívül lehetőség van a csoportosítási szempontok “harmadik dimenzió”- jának kialakítására is, ha a fenti képen látható panel “Page” (lap) területére helyezzük valamelyik mezőt.

Irodai szoftverek:

                                    bővítés alatt